Kodeks postępowania dla partnerów

Kodeks Postępowania dla Partnerów to zbiór wytycznych określających standardy etyczne i prawne, których stosowania Akciju sabiedriba „ELKO Grupa” i jej spółki zależne (zwane dalej także „Grupą ELKO” lub „ELKO”) oczekują od swoich partnerów biznesowych. Kodeks ma na celu promowanie uczciwego i etycznego postępowania, zapewnienie zgodności ze wszystkimi obowiązującymi przepisami prawa, zasadami i regulacjami w obszarach praktyk pracowniczych, praw człowieka, ochrony środowiska i działań antykorupcyjnych.

Zgodnie z niniejszym Kodeksem Postępowania dla Partnerów, wszyscy współpracujący z Grupą ELKO muszą przestrzegać standardów określonych w tym kodeksie.

Kodeks postępowania Partnerów obejmuje szeroki zakres zagadnień, jednak nie jest dokumentem wyczerpującym. W przypadkach, w których Kodeks postępowania Partnerów ustanawia wyższe lub bardziej rygorystyczne standardy niż te wymagane przez obowiązujące przepisy prawa lub regulacje, pierwszeństwo mają postanowienia Kodeksu postępowania Partnerów.

Niniejszy dokument wchodzi w życie z dniem 20 stycznia 2026 roku.

Zasady ogólne

Kodeks Postępowania dla Partnerów ma zastosowanie do wszystkich dostawców, dystrybutorów, hurtowników, sprzedawców, przedstawicieli sprzedażowych i innych partnerów biznesowych Grupy ELKO.
Podpisując ten dokument potwierdzasz, że jako partner współpracujący z Grupą ELKO:

będziesz działać zgodnie z wymogami określonymi w Kodeksie Postępowania dla Partnerów;
zobowiązujesz się informować swoich pracowników, agentów, przedstawicieli i podwykonawców lub innych zaangażowanych stron trzecich o wyżej wymienionych standardach Kodeksu Postępowania dla Partnerów i dołożysz wszelkich starań, aby zapewnić, że wspomniane osoby i podmioty będą przestrzegać tych standardów i postępować zgodnie z nimi;
w przypadku zaistnienia jakichkolwiek okoliczności wskazujących, że doszło do naruszenia Kodeksu.

Postępowania dla Partnerów, umożliwisz Grupie ELKO lub niezależnemu audytorowi, na podstawie umowy zawartej pomiędzy Grupą ELKO a Tobą jako partnerem współpracującym, w celu weryfikacji przestrzegania Kodeksu Postępowania dla Partnerów poprzez zastosowanie odpowiednich środków, takich jak audyt, ocena, inspekcja, dochodzenie lub środki kontrolne. Grupa ELKO z wyprzedzeniem powiadomi na piśmie o zastosowaniu takich środków, chyba że wystąpi zagrożenie wymagające natychmiastowego działania, i wdroży takie środki w sposób, który nie zakłóci zwykłego toku Twojej działalności. Grupa ELKO jak i partner współpracujący pokryją własne koszty poniesione w związku z zastosowaniem takich środków.

Jako partner przyjmujesz do wiadomości, że przestrzeganie Kodeksu Postępowania dla Partnerów ma kluczowe znaczenie dla Grupy ELKO. Niezastosowanie się do nich zostanie uznane za poważne naruszenie, w wyniku którego Grupa ELKO może dokonać oceny Twojej przydatności jako partnera do współpracy na poziomie całego koncernu Grupy ELKO.

Grupa ELKO stawia sobie za cel prowadzenie działalności w sposób odpowiedzialny i przestrzega szeregu międzynarodowych deklaracji, konwencji i wytycznych dotyczących praw człowieka, praw i warunków pracy, odpowiedzialności za środowisko i przeciwdziałania korupcji, i oczekuje, że do celu tego dążyć będą również jej kontrahenci. Do takich deklaracji, konwencji i wytycznych należą:

Powszechna Deklaracja Praw Człowieka Organizacji Narodów Zjednoczonych;
Podstawowe konwencje Międzynarodowej Organizacji Pracy;
Wytyczne OECD dla przedsiębiorstw wielonarodowych;
Wytyczne ONZ dotyczące biznesu i praw człowieka;
Zasady Global Compact Organizacji Narodów Zjednoczonych;
Prawa dziecka i zasady biznesowe UNICEF;
Regulacje Unii Europejskiej w zakresie zgodności produktów oraz zrównoważonego rozwoju.

Prawo pracy

Przestrzeganie praw człowieka względem wszystkich pracowników.

Zgodnie z Wytycznymi ONZ dotyczącymi biznesu i praw człowieka, Partner zobowiązuje się do poszanowania praw człowieka w swojej działalności biznesowej. Wszyscy pracownicy powinni być traktowani z szacunkiem i godnością i są uprawnieni do korzystania z podstawowych praw człowieka. W związku z tym, z zastrzeżeniem obowiązujących krajowych przepisów ustawowych i wykonawczych, które mogą wymagać wyższych standardów niż te określone poniżej (w takim przypadku taki standard będzie miał zastosowanie), Partner musi spełniać poniższe wymogi.

WOLNOŚĆ PRACY

Nie dopuszcza się korzystania z pracy przymusowej, niewolniczej (w tym w ramach odpracowania długów) lub w ramach niewoli kontraktowej, obowiązkowej lub opartej na wyzysku pracy więźniów, a także udziału w niewolnictwie lub handlu ludźmi.

PRACA DZIECI

Nasze wewnętrzne zasady i praktyki w miejscu pracy są w pełni zgodne z krajowymi i międzynarodowymi przepisami prawa pracy, które surowo zabraniają pracy dzieci i pracy przymusowej.

PODSTAWOWE WARUNKI ZATRUDNIENIA

Czas pracy

Czas pracy nie może przekraczać maksymalnego limitu określonego przez lokalne prawo. Wszelkie nadgodziny muszą być dobrowolne.

Wynagrodzenia i świadczenia

Wynagrodzenia i świadczenia są ustalane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (w tym dotyczącymi wynagrodzenia minimalnego, godzin nadliczbowych oraz świadczeń wymaganych prawem). Praca zlecana podmiotom zewnętrznym odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Każdy pracownik otrzymuje sprawiedliwe i adekwatne wynagrodzenie, odpowiadające wykonywanej pracy, indywidualnym wynikom, kwalifikacjom oraz sytuacji na rynku pracy. Wynagrodzenie jest ustalane na podstawie wartości stanowiska (w tym poziomu odpowiedzialności, wymaganych umiejętności i kompetencji oraz innych obiektywnych czynników). Jakakolwiek forma bezpośredniej lub pośredniej dyskryminacji przy ustalaniu wynagrodzenia jest surowo zabroniona.

Zasada równego wynagrodzenia ma zastosowanie niezależnie od płci, wieku, narodowości lub innych cech osobistych.

Wynagrodzenie jest wypłacane regularnie, zgodnie z jasno określonym harmonogramem, a przejrzyste zasady jego naliczania są zapewnione. Wynagrodzenie podlega corocznemu przeglądowi i ocenie.

Pracownikom gwarantuje się wynagrodzenie nie niższe niż ustawowe wynagrodzenie minimalne obowiązujące w danym kraju. Wszystkim pracownikom zapewnia się wynagrodzenie wystarczające do pokrycia podstawowych potrzeb życiowych oraz umożliwiające uzyskanie pewnego dochodu do swobodnego dysponowania. W stosownych przypadkach wynagrodzenie ustalane jest zgodnie z kryteriami określonymi w układach zbiorowych pracy.

Zakaz dyskryminacji

Partner musi stosować politykę ścisłego zakazu dyskryminacji w procesie rekrutacji i w codziennych sytuacjach w pracy. Każdy pracownik powinien być traktowany równo bez względu na rasę, płeć, identyfikację płciową, orientację seksualną, pochodzenie narodowe, język ojczysty, religię, wiek, niepełnosprawność, stan cywilny, obywatelstwo, dane genetyczne, ciążę lub jakąkolwiek inną cechę chronioną przez prawo.

Wolność zrzeszania się

Partner musi uznawać prawo pracowników do swobodnego tworzenia i przystępowania do związków zawodowych lub podobnych organizacji reprezentujących pracowników, a także do układów zbiorowych pracy.
Partner nie może karać, prześladować, dyskryminować ani nękać pracowników, którzy przystępują do związków zawodowych lub działają w charakterze przedstawicieli pracowników.

Partner musi wprowadzić skuteczny i poufny mechanizm składania skarg, który ułatwia otwartą komunikację między kierownictwem a pracownikami oraz pozwala na rozwiązywanie problemów na wczesnym etapie, otwarcie i w sposób świadomy, a także zachęcać pracowników do korzystania z mechanizmów składania skarg bez obawy przed karą lub zemstą.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

Zgodnie z międzynarodowymi standardami bezpieczeństwa i higieny pracy, Partner zobowiązuje się zapewnić i utrzymywać bezpieczne i zdrowe miejsce pracy dla swoich pracowników, gości, wykonawców i wszelkich podwykonawców pracujących w jego imieniu. W związku z tym, z zastrzeżeniem obowiązujących krajowych przepisów ustawowych i wykonawczych, które mogą wymagać wyższych standardów niż te określone poniżej (w takim przypadku taki standard będzie miał zastosowanie), Partner musi spełniać poniższe wymogi.

BEZPIECZEŃSTWO W PRACY

Zagrożenia dla zdrowia i bezpieczeństwa

Partner musi zwalczać zagrożenia i ryzyko w miejscu pracy za pomocą wystarczających i odpowiednich środków kontroli, takich jak odpowiednie środki ochrony osobistej, a także urządzenia zapobiegawcze i ochronne.
Partner musi zapewnić pracownikom, gościom, kontrahentom i wszelkim podwykonawcom pracującym w imieniu Partnera bezpłatny dostęp do tych środków bezpieczeństwa oraz odpowiednie przeszkolenie w zakresie korzystania z takich środków.

Szkolenia z postępowania w sytuacjach awaryjnych i krzewienie świadomości

Partner musi mieć możliwość wykrywania i reagowania na potencjalne sytuacje awaryjne poprzez wdrożenie odpowiednich i wystarczających środków.

Partner musi regularnie organizować szkolenia dla pracowników z zakresu przygotowywania się i reagowania na sytuacje awaryjne.

Warunki w miejscu pracy

Zgodnie z międzynarodowymi standardami bezpieczeństwa i higieny pracy, Partner zobowiązuje się zapewnić bezpieczne i zdrowe miejsce pracy swoim pracownikom, gościom, wykonawcom i wszelkim podwykonawcom pracującym w jego imieniu.

Ochrona środowiska

POZWOLENIA I SPRAWOZDAWCZOŚĆ

Należy uzyskać, utrzymywać i aktualizować wszystkie wymagane pozwolenia środowiskowe (np. monitorowanie zrzutów), zezwolenia i rejestracje, a także przestrzegać wynikających z nich wymogów operacyjnych i sprawozdawczych.

SUBSTANCJE NIEBEZPIECZNE

Substancje chemiczne, odpady i inne materiały stwarzające zagrożenie dla ludzi lub środowiska należy identyfikować, oznakowywać i postępować z nimi w sposób zapewniający bezpieczne obchodzenie się z nimi, przemieszczanie, przechowywanie, użytkowanie, recykling lub ponowne użycie i utylizację.

POSTĘPOWANIE Z ODPADAMI

Partner musi wdrożyć systematyczne podejście do identyfikacji, zarządzania, ograniczania i odpowiedzialnego usuwania lub recyklingu odpadów stałych (innych niż niebezpieczne).

ODPOWIEDZIALNE POZYSKIWANIE MINERAŁÓW

Partnerzy wprowadzą odpowiednią politykę i zachowają należytą staranność w odniesieniu do źródła i łańcucha dostaw tantalu, cyny, wolframu i złota stosowanych w wytwarzanych przez siebie produktach, aby w uzasadnionym zakresie zapewnić, że zostały one pozyskane w sposób zgodny z wytycznymi Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) dotyczącymi odpowiedzialnych łańcuchów dostaw minerałów z obszarów dotkniętych konfliktami i obszarów wysokiego ryzyka lub innymi równoważnymi i uznanymi zasadami należytej staranności.

Zasady etyczne

WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA

Należy przestrzegać praw własności intelektualnej, transfer technologii i know-how należy przeprowadzać w sposób chroniący prawa własności intelektualnej, a informacje o klientach i dostawcach muszą być chronione.

PRYWATNOŚĆ

Partnerzy mają obowiązek zobowiązać się do spełnienia uzasadnionych oczekiwań w zakresie zapewnienia prywatności danych osobowych wszystkich osób, z którymi prowadzą interesy, w tym dostawców, klientów, konsumentów i pracowników. Partnerzy mają obowiązek przestrzegać przepisów prawa dotyczących prywatności i bezpieczeństwa informacji oraz wymogów regulacyjnych podczas gromadzenia, przechowywania, przetwarzania, przesyłania i udostępniania danych osobowych.

UCZCIWE PRAKTYKI

Partnerzy muszą postawić sobie za cel stosowanie uczciwych praktyk operacyjnych, w tym między innymi przestrzeganie uczciwych standardów w biznesie, reklamie i konkurencji. Uczestnicy stosują zasadę zerowej tolerancji wobec wszelkich form łapownictwa, korupcji, wymuszeń oraz sprzeniewierzenia mienia.

ZAPOBIEGANIE KORUPCJI I PRZEKUPSTWU

Żadne formy wymuszenia ani korupcji, w tym niewłaściwe oferty wręczania gratyfikacji osobom wykonujących pracę dla Grupy ELKO lub żądania gratyfikacji od takich osób nie będą akceptowane. Grupa ELKO oczekuje, że Partnerzy będą przestrzegać najwyższych standardów moralnego i etycznego postępowania, postępować zgodnie z lokalnymi przepisami i nie będą angażować się w żadne praktyki korupcyjne, w tym wymuszenia, oszustwa lub przekupstwo.

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Uczestnicy zapewniają zgodność z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa informacji podczas gromadzenia, przechowywania, przetwarzania, przekazywania i udostępniania danych osobowych.

ZGODNOŚĆ PRODUKTÓW

ELKO, działając jako dystrybutor, stanowi kluczowe ogniwo pomiędzy dostawcami i producentami a pozostałymi podmiotami uczestniczącymi w łańcuchu dostaw. ELKO przywiązuje szczególną wagę do poszanowania praw człowieka, przestrzegania standardów etycznych oraz uwzględniania aspektów środowiskowych na wszystkich etapach łańcucha dostaw.

Celem ELKO jest zapewnienie spełnienia wymagań partnerów biznesowych poprzez świadczenie usług na najwyższym poziomie oraz dostarczanie produktów o odpowiedniej jakości, przy jednoczesnym ponoszeniu pełnej odpowiedzialności prawnej za prowadzoną działalność. ELKO opiera swoją działalność na zaufanych, długoterminowych oraz partnerskich relacjach z klientami, dostawcami i usługodawcami.

ELKO zapewnia, że wszystkie produkty dystrybuowane przez ELKO są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa Unii Europejskiej, w tym w szczególności z odpowiednimi rozporządzeniami, dyrektywami oraz innymi wiążącymi aktami prawnymi dotyczącymi bezpieczeństwa produktów, ich oznakowania, ochrony środowiska oraz nadzoru rynku. ELKO monitoruje zmiany w obowiązujących regulacjach prawnych oraz wdraża niezbędne środki organizacyjne i operacyjne w celu zapewnienia ciągłej zgodności produktów z przepisami prawa oraz ich dostępności na rynku Unii Europejskiej oraz poza jej obszarem.

ZOBOWIĄZANIE DO PRZESTRZEGANIA KODEKSU POSTĘPOWANIA PARTNERÓW

Niniejszym potwierdzamy, że otrzymaliśmy, zapoznaliśmy się oraz zrozumieliśmy treść Kodeksu postępowania Partnerów ELKO. Zobowiązujemy się do zapewnienia zgodności z jego postanowieniami oraz do poinformowania właściwych pracowników o treści niniejszego dokumentu.

Kodeks postępowania Partnerów jest opublikowany na oficjalnych stronach internetowych ELKO: https://www.elko.lv/ oraz https://www.elkogroup.com/ . Jesteśmy zobowiązani do monitorowania aktualizacji i zmian w tym dokumencie oraz do przestrzegania jego najnowszej wersji.